Halihazırda eğitim görüyor olduğum üniversitenin kullandığı Moodle ve bilgi sistemi için bir RPA süreci tasarladık. Bu sürecin hedefleri şunlardır:

• Akademisyenlere zaman kazandırır, çalışma verimliliğini ve kalitesi arttırır,
• Öğrenciler için notlara hızlı erişim sağlar,
• Prosedürlerin hızlı işlemesine yardımcı olur,
• Manuel olarak yapılması gereken işlerin yoğunluğunu azaltır.

Üniversitenin halihazırda kullanıyor olduğu sistemlerde pek çok işlemin manuel olarak halledilmesi gerekiyor. Bir ödev veya sınav notlandırılması sürecinde bazı aşamalar için RPA geliştirmek mümkün. Bir ödev notlandırılması sürecinin akış şemasını şu şekildedir:

Bu akışta bazı aşamalar için RPA geliştirilebileceğini gördük ve bunun üzerine çalışmaya başladık. İlk olarak sistemden ödevlerin indirilmesiyle başladık. Burada ödevlerin sistemden indirilmesi ve okunabilir formata getirilmesi yer alıyor.

Ödevlerin notlandırılması aşamasında öncelikle akademisyenin ödevleri notlandırması gerekiyor. Ardından IF döngüsünde THEN noduna geçmek istiyorsak bizim için iki önemli gereklilik öne çıkıyor;

• Ödev kapak sayfalarının aynı formatta olması,
• Akademisyenlerin notları kapak sayfasında belirlenmiş bir alana yazmaları

Bu gereklilikler yerine getirildiğinde sıradaki aşamada bir döngü içerisinde tüm ödev notları ve öğrenci numaraları birlikte bir Excel dosyasına aktarılıyor. Eğer döngü ELSE nodundan devam ediyorsa ödev notlarını ve öğrenci numaraları elle Excel dosyasına işleniyor. Sonrasında üniversitenin bilgi sistemine girilerek bu Excel dosyasından notlar sisteme yükleniyor. Sistem öğrencilerle notları eşleyerek sisteme notları aktarıyor.

Bu Case Study de amacımız başta da belirtildiği gibi hem zaman hem de verimlilik anlamında kazanımlar elde etmek. Çünkü akademisyenlere vakit kazandırmak akademik araştırmalara ve öğrenci danışmanlıklarına ayıracaklarını vakti arttırmak anlamına geliyor. Bunun yanı sıra RPA’ler hata oranını en aza indirgediği için bu anlamda da kazanımlar sağlıyor.

Nilüfer Küyük – Endüstri Mühendisi